“民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明�！�

“我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那里的，我不確定�！�

“你看，這些60年代的戶口登記簿內(nèi)頁都發(fā)黃、發(fā)脆了，還能撐多久真不好說。”

……

這些紙質(zhì)戶籍檔案帶來的困擾，如何破解？

上世紀(jì)50年代的紙質(zhì)檔案已泛黃發(fā)脆，每次翻閱都是一種損害。圖片均由徐匯公安提供

紙質(zhì)檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強軟實力建設(shè)的今天，紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化無疑勢在必行。

今年以來，徐匯公安分局在市局人口辦、智慧公安辦的大力指導(dǎo)下，深入調(diào)查研究、倒排時間節(jié)點、逐項攻克難題，全速推進紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工，于6月底保質(zhì)保量完成了全區(qū)13家派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數(shù)字化加工任務(wù)，并研發(fā)基于公安網(wǎng)的信息交互、網(wǎng)上調(diào)檔實戰(zhàn)應(yīng)用系統(tǒng)，在實現(xiàn)派出所“綜合窗口”全域入駐街鎮(zhèn)社區(qū)事務(wù)受理中心的基礎(chǔ)上，打通徐匯公安政務(wù)服務(wù)與群眾的“最后一公里”，使戶籍檔案資源更好地服務(wù)于公安實戰(zhàn)和社會公眾，為上海建立符合現(xiàn)代化檔案管理要求的檔案體系開展積極探索。

查閱、保護歷史戶籍檔案，數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢明顯

由于轄區(qū)內(nèi)解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。

“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了�！惫�安綜合窗口民警嚴(yán)曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠，被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世，后代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。

傳統(tǒng)的民警手工查檔模式

而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲設(shè)備。用戶查詢時輸入需求，后臺算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結(jié)果。電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔(dān)，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。

不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。電子檔案并不會隨著時間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會受損。紙質(zhì)檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設(shè)置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。

貼近實戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，放大內(nèi)部“放管服”效能

徐匯公安分局全流程把控數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量，嚴(yán)守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質(zhì)的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機著錄、一機校驗”全面確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時調(diào)取這2000余萬頁信息的平臺才是決定工作成敗和服務(wù)成效的關(guān)鍵。徐匯公安分局專門研發(fā)了B/S網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調(diào)閱、庫藏統(tǒng)計、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、用戶管理等功能服務(wù)，實現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。

紙質(zhì)檔案錄入平臺系統(tǒng)現(xiàn)場

電子檔案查詢軟件共設(shè)置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等7個檔案類別，在查詢類別不詳?shù)那闆r下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設(shè)置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代7項查詢條件，可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。

針對1984年以后的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進行辨認(rèn)，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時查檔調(diào)閱。

通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導(dǎo)致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題。同時，也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務(wù)中心，檔案室與窗口分離、民警調(diào)檔不便的困擾，放大了內(nèi)部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

提升群眾服務(wù)體驗感受，助力城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型

目前，徐匯公安分局應(yīng)群眾申請開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關(guān)材料查檔日均200余次，查詢用時從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，大大提升了工作效率。

五年前，一位年邁的阿姨來湖南路派出所開其祖父母的戶籍證明，她小時候只聽她父母提起過祖父母的姓名，并不知道其它信息。當(dāng)時，戶籍窗口民警嚴(yán)曉韞翻了大半天檔案，結(jié)果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴(yán)在工作日志上記上了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案后，民警又聯(lián)系到了阿姨。結(jié)果，根據(jù)阿姨提供的姓名，民警用了5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案�！爸x謝，謝謝，太好了，一樁心事總算落地了。”困擾多年的問題終于解決了，阿姨開心地連連道謝。

服務(wù)中心工作人員在平臺系統(tǒng)為居民查詢老舊紙質(zhì)檔案

李女士來到湖南路街道社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統(tǒng)查詢，立刻查詢到了相關(guān)信息，并為李女士打印出了相關(guān)證明�！耙郧拔矣浀迷诶吓沙鏊�的時候，我要開老房子戶籍證明，民警同志要進去翻半天�，F(xiàn)在搬到這里，感覺所有東西都升級了，怎么會那么快？方便，真方便！”李女士感嘆道。

除了到場辦理外，“一網(wǎng)通辦”的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機隨申辦內(nèi)提交了一個開具戶籍證明的申請，要求證明“60年代武康路某弄某號內(nèi)，自己報出生日期以及與父母的親屬關(guān)系”。工作人員在工位電腦上收到申請后，通過姓名和地址，迅速查出60年代的戶口登記表，摘抄相關(guān)信息填報上傳系統(tǒng)。這樣，任先生在手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。

下一步，徐匯警方還將不斷探索完善電子檔案的深入應(yīng)用，打造一流數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)警務(wù)效益最大化。在實現(xiàn)“進政府一扇門，辦個人大小事”的同時，助力上海城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和城市高品質(zhì)生活。

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